Esta Política de Privacidad informa a los usuarios sobre la forma en que CODEGAS S.A. E.S.P. (en adelante, «CODEGAS») trata los datos personales y la información generada mediante la aplicación móvil Codegas. Esta versión incorpora las funcionalidades de la aplicación: operación offline, captura de remisiones mediante fotografía o selección desde el almacenamiento, firma del usuario, generación de documentos PDF, georreferenciación de clientes y eliminación de la cuenta. Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Título 25, que compila el Decreto 1377 de 2013) y demás normas colombianas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

1. Responsable del tratamiento
CODEGAS S.A. E.S.P. es responsable del tratamiento de los datos personales tratados mediante la aplicación Codegas.

• Domicilio: Km 1.8 vía Madrid – Puente Piedra, Colombia.
• PBX: (601) 7942333.
• Correo para asuntos de privacidad y protección de datos: pqr@codegascolombia.com.
• Sitio web: https://codegascolombia.com/

2. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: CODEGAS S.A. E.S.P., quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta de CODEGAS (p. ej. proveedores tecnológicos como Firebase/Google).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tal como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación dirigida al titular mediante la cual se le informa acerca de la existencia de esta política.

3. Alcance e identificación de la aplicación
Esta política aplica a la aplicación móvil Codegas, utilizada para apoyar la gestión de servicios relacionados con la distribución y operación de gas, incluyendo pedidos, entregas, vehículos, clientes, tanques, revisiones de seguridad, reportes, documentos y demás funciones autorizadas según el perfil del usuario.

4. Información que puede tratar la aplicación
De acuerdo con las funcionalidades de la aplicación y la configuración Android suministrada, Codegas puede tratar las siguientes categorías de información:

• Datos de identificación y cuenta: nombre, identificación o identificador interno, usuario, información necesaria para autenticación y perfil.
• Datos de contacto y de operación: información necesaria para gestionar clientes, pedidos, entregas, vehículos, conductores y demás procesos autorizados.
• Información de clientes: datos asociados al cliente y su ubicación de georreferencia, utilizados para apoyar la operación y la entrega.
• Fotografías: imágenes de las remisiones de entrega y otros documentos o evidencias que el usuario capture mediante la cámara o seleccione desde el almacenamiento del dispositivo.
• Firmas: firma electrónica o manuscrita capturada dentro de la aplicación como evidencia de las operaciones realizadas.
• Documentos generados: información utilizada para generar archivos PDF, incluyendo remisiones, listas de chequeo y planillas diarias.
• Información de ubicación: datos de georreferencia de los clientes y, cuando la funcionalidad correspondiente lo requiera, ubicación del dispositivo.
• Datos técnicos del dispositivo: información necesaria para funcionamiento, seguridad, diagnóstico y compatibilidad de la aplicación.
• Datos de notificaciones: identificadores y datos técnicos necesarios para el envío de notificaciones push.
• Información almacenada localmente: datos necesarios para que la aplicación pueda funcionar sin conexión a Internet y sincronizar posteriormente la información con los servicios de CODEGAS.
• Datos de comunicaciones: información generada mediante funciones de comunicación o chat, cuando estén habilitadas para el usuario.

CODEGAS no recolecta intencionalmente datos sensibles (p. ej. datos biométricos con fines de identificación, datos de salud, origen racial o étnico, convicciones políticas o religiosas) a través de la aplicación. La firma capturada en la app se utiliza únicamente como evidencia de la realización de una operación y no como dato biométrico de identificación.

5. Autorización del titular
El tratamiento de datos personales mediante la aplicación Codegas requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos en que la ley colombiana no la exija (por ejemplo, cuando el tratamiento sea necesario para la ejecución de una relación contractual o laboral, o cuando exista una obligación legal).

La autorización se obtiene mediante la aceptación expresa de esta Política de Privacidad mostrada durante el registro o primer uso de la aplicación (por ejemplo, mediante un mecanismo de aceptación en pantalla). El titular puede consultar en cualquier momento el contenido de esta política dentro de la aplicación o en el sitio web de CODEGAS, y puede revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos conforme a la sección 17 de este documento, sin perjuicio de la información que deba conservarse por obligación legal o contractual.

6. Fotografías y documentos
La aplicación permite tomar fotografías de las remisiones de entrega utilizando la cámara del dispositivo o seleccionar fotografías y documentos existentes en el almacenamiento del dispositivo. Estos archivos se utilizan como soporte de los procesos operativos y de entrega.

El acceso a la cámara o al almacenamiento se solicita únicamente cuando sea necesario para utilizar estas funcionalidades. El usuario puede administrar los permisos correspondientes desde la configuración de su dispositivo.

7. Firma del usuario
Codegas permite capturar la firma del usuario como evidencia asociada a determinadas operaciones. La firma puede incorporarse a los documentos y registros generados por la aplicación, incluyendo las remisiones y demás soportes operativos. La firma será tratada exclusivamente para las finalidades relacionadas con la operación, trazabilidad, validación y soporte de las actividades realizadas mediante la aplicación.

8. Funcionamiento sin conexión (offline)
Codegas puede funcionar temporalmente sin conexión a Internet. Para ello, determinada información puede almacenarse de manera local en el dispositivo y sincronizarse posteriormente con los sistemas de CODEGAS cuando exista conectividad.

La información almacenada localmente podrá incluir datos de operación, documentos, fotografías, firmas y otros datos necesarios para completar y conservar temporalmente las actividades realizadas sin conexión. CODEGAS aplicará medidas razonables para proteger esta información y limitar su uso a las finalidades autorizadas.

9. Georreferenciación y ubicación
La aplicación mantiene información de georreferencia asociada a los clientes con el propósito de apoyar la localización y ejecución de las entregas y demás actividades operativas. Esta información puede corresponder a coordenadas o datos equivalentes de ubicación.

La configuración Android suministrada declara permisos de ubicación precisa y aproximada, y también permisos relacionados con ubicación en segundo plano. El uso efectivo de la ubicación del dispositivo dependerá de las funcionalidades habilitadas y del comportamiento de la aplicación. Cuando una función requiera acceso a la ubicación del dispositivo, se solicitará el permiso correspondiente conforme al sistema operativo.

10. Documentos PDF generados
Codegas puede generar documentos PDF que contienen información necesaria para las operaciones, incluyendo remisiones de entrega, listas de chequeo y planillas diarias. Estos documentos pueden incorporar datos de identificación, información operativa, fotografías, firmas, fechas, vehículos, clientes y demás información necesaria para documentar la actividad correspondiente.

11. Finalidades del tratamiento

• Autenticar usuarios y administrar cuentas, perfiles y permisos.
• Gestionar pedidos, entregas, clientes, vehículos, conductores, tanques y revisiones.
• Registrar y conservar evidencias de las entregas y operaciones.
• Tomar, seleccionar, almacenar y gestionar fotografías y documentos asociados a las actividades.
• Capturar y utilizar firmas como evidencia y soporte de las operaciones.
• Generar remisiones, listas de chequeo, planillas diarias y otros documentos PDF.
• Utilizar información de georreferencia para apoyar la localización de clientes y la operación.
• Permitir la operación offline y la posterior sincronización de información.
• Enviar notificaciones relacionadas con las actividades y servicios de la aplicación.
• Prevenir accesos no autorizados, fraude, pérdida de información y eventos de seguridad.
• Prestar soporte, realizar mantenimiento, diagnóstico y mejora de la aplicación.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, administrativas y requerimientos de autoridades competentes.

12. Firebase, encargados del tratamiento y servicios tecnológicos
La configuración Android suministrada confirma la integración de la aplicación con Firebase y Firebase Cloud Messaging. El proyecto Firebase identificado en la configuración utiliza servicios asociados a Codegas, incluyendo infraestructura de Firebase y almacenamiento.

Firebase Cloud Messaging se utiliza para las notificaciones push. La aplicación también declara el permiso de Advertising ID utilizado para servicios de Firebase Analytics. El tratamiento efectivo de datos mediante Analytics dependerá de que dicho servicio y sus eventos estén realmente habilitados en el código y en la versión publicada; CODEGAS mantendrá actualizada esta política y la ficha de «Seguridad de los datos» de Google Play de acuerdo con el uso real de estos servicios.

Los proveedores tecnológicos utilizados por CODEGAS (incluyendo Firebase/Google y demás proveedores de alojamiento, almacenamiento, autenticación, notificaciones, sincronización, seguridad, soporte u operación) actúan como Encargados del Tratamiento. Estos terceros tratan la información únicamente en la medida necesaria para prestar los servicios contratados, de acuerdo con las instrucciones de CODEGAS y con los contratos o acuerdos de tratamiento de datos que se suscriban conforme al artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015.

13. Transmisión y tratamiento internacional
La aplicación se conecta con los servicios de CODEGAS y puede utilizar servicios tecnológicos de terceros cuya infraestructura se encuentre dentro o fuera de Colombia. Cuando exista transmisión o transferencia internacional de datos personales, CODEGAS verificará que el país de destino ofrezca niveles adecuados de protección de datos conforme a los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio, o adoptará las garantías contractuales u otros mecanismos admitidos por la legislación colombiana para amparar dicha transferencia.

14. Seguridad de la información e incidentes
CODEGAS adopta medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger la información contra acceso, pérdida, alteración, divulgación o tratamiento no autorizado. Las comunicaciones con los servicios de producción deberán realizarse mediante mecanismos seguros y el acceso a la información se gestionará de acuerdo con los perfiles y permisos definidos.

Debido al funcionamiento offline, determinada información puede permanecer temporalmente en el dispositivo hasta completar su sincronización. Los usuarios deberán proteger el acceso físico y lógico al dispositivo utilizado para operar la aplicación.

En caso de que se presenten incidentes de seguridad que constituyan una vulneración a los códigos de seguridad o pongan en riesgo la administración de la información de los titulares, CODEGAS informará dicha situación a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a los titulares afectados, conforme a los términos y procedimientos establecidos por la normativa aplicable.

15. Conservación de la información
Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, mantener la trazabilidad de las operaciones, atender obligaciones legales, contables o contractuales, y resolver solicitudes o controversias. Los archivos, firmas, fotografías y documentos generados podrán conservarse durante el periodo necesario para respaldar las operaciones correspondientes y, cuando aplique, durante los términos de conservación documental y contable exigidos por la legislación colombiana. Una vez cumplidas dichas finalidades y vencidos los plazos legales aplicables, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura.

16. Eliminación de cuenta y datos
Codegas dispone de una funcionalidad para que el usuario solicite la eliminación de su cuenta desde la aplicación. Adicionalmente, y conforme a las reglas de Google Play, CODEGAS pone a disposición el siguiente mecanismo, accesible sin necesidad de iniciar sesión en la aplicación, para solicitar la eliminación de la cuenta y de los datos asociados:

El usuario debe enviar un correo electrónico a pqr@codegascolombia.com indicando: (i) nombre completo, (ii) número de identificación o usuario registrado en la aplicación, y (iii) la solicitud expresa de eliminación de la cuenta y de los datos asociados. CODEGAS confirmará la recepción de la solicitud al mismo correo desde el cual fue enviada y procederá conforme a los procedimientos y validaciones establecidos, dentro de un plazo razonable a partir de la solicitud.

La eliminación de una cuenta comprende la eliminación de los datos asociados cuando sea legal y técnicamente procedente. Determinada información podrá conservarse cuando exista una obligación legal, contractual, contable, de seguridad, prevención de fraude o defensa de derechos que justifique su conservación (por ejemplo, remisiones y documentos con valor probatorio o contable). En estos casos, CODEGAS informará al titular, cuando así lo solicite, qué categorías de datos se conservan y con qué finalidad, y dicha información será conservada únicamente durante el periodo necesario y de acuerdo con las disposiciones aplicables.

17. Derechos de los titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CODEGAS.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado por CODEGAS, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la normativa de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante CODEGAS.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Las solicitudes podrán presentarse a pqr@codegascolombia.com, indicando la identidad del titular, la solicitud concreta y la información necesaria para gestionar la petición.

18. Procedimiento y plazos para consultas y reclamos
CODEGAS atenderá las consultas de los titulares en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos serán resueltos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

19. Registro Nacional de Bases de Datos
Cuando CODEGAS se encuentre obligada a ello conforme a los umbrales y demás criterios establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, inscribirá y mantendrá actualizadas ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) las bases de datos personales tratadas mediante la aplicación Codegas.

20. Permisos de Android

• Internet: comunicación con los servicios de la aplicación.
• Cámara: captura de fotografías y evidencias.
• Lectura/escritura de almacenamiento: selección o gestión de fotografías y documentos, conforme a las capacidades y restricciones de cada versión de Android.
• Ubicación precisa y aproximada: funcionalidades relacionadas con ubicación y georreferencia.
• Ubicación en segundo plano y servicios de ubicación: únicamente para las funciones que efectivamente requieran este tratamiento.
• Notificaciones: recepción y presentación de notificaciones de la aplicación.
• Vibración y Wake Lock: funcionamiento técnico de determinadas notificaciones y procesos de la aplicación.
• Advertising ID: identificado en la configuración Android suministrada para servicios asociados a Firebase Analytics.

21. Menores de edad
Codegas está destinada a usuarios autorizados para las actividades y procesos de CODEGAS y no está diseñada específicamente para niños, niñas o adolescentes. En caso de que, en el marco de la operación (por ejemplo, en información de clientes), se llegue a tratar incidentalmente un dato personal de un menor de edad, dicho tratamiento se realizará respetando el interés superior y los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, y con la autorización otorgada por su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1074 de 2015. Si el público objetivo de la aplicación cambia, CODEGAS revisará los requisitos aplicables de Google Play y de la legislación colombiana.

22. Cambios a esta política
CODEGAS podrá actualizar esta política cuando cambien las funcionalidades de Codegas, las tecnologías utilizadas, los proveedores, las prácticas de tratamiento o las obligaciones legales. La versión vigente estará publicada en https://codegascolombia.com/politica-de-privacidad-app/. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a los usuarios por un medio idóneo antes de su entrada en vigencia.

23. Contacto y autoridad de control
CODEGAS S.A. E.S.P. – Área de Privacidad y Protección de Datos Personales
Correo: pqr@codegascolombia.com
Sitio web: https://codegascolombia.com/politica-de-privacidad-app/
Autoridad de control: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) – www.sic.gov.co, Bogotá D.C., Colombia.

24. Historial de versiones

• Versión 3.0 (24 de agosto de 2026): incorporación de funcionalidades de operación offline, fotografías, firma, PDF, georreferenciación y eliminación de cuenta.
• Versión 4.0 (1 de septiembre de 2026): se incorporan la autorización del titular, definiciones, plazos de atención de consultas y reclamos, referencia al Registro Nacional de Bases de Datos, rol de encargados del tratamiento, notificación de incidentes de seguridad, autoridad de control (SIC), mecanismo de eliminación de cuenta vía correo electrónico y demás ajustes de cumplimiento con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

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